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規模の小さな会社でも事務がいなければ仕事は回っていきません。ただ業務を教えた担当者がすぐに退職してしまう、身内に任せても品質が劣るなど、なかなか事務作業が安定しない会社もあります。
事務作業がスムーズに行えなければ本来の業務にも支障をきたし、余計なコストがかかるリスクもあります。もし社内で事務作業を行うのが難しいのであれば、無理に事務員を雇うのではなく、事務を外注化しても良いかもしれません。
事務の外注化とは
基本的に事務作業はルーティンワークが多く、慣れてしまえば特に難しい作業ではありません。ただし事務作業をした事が無い人、慣れていない人にとっては段取りがわからず、間違えたり必要以上に時間をかけてしまう事もあります。
会社にとって事務はまさに縁の下の力持ち的な存在であり、出来て当たり前、出来なければ会社全体が混乱に陥ってしまいます。特に小さい会社は事務員の確保が悩みどころではありますが、｢事務の外注化｣によって問題を解決出来るかもしれません。
事務の外注化とは、本来なら自社で行うべき事務作業を外注先に依頼する事を指します。外注先はクラウドソーシング型の企業や事務代行サービス企業、フリーランスなど様々で、依頼する先によって業務内容や費用も違ってきます。
ひとえに事務作業といっても内容は多岐に渡ります。経理事務や総務事務、営業事務、広報事務など事務の種類は様々で、例えば経理事務なら売上の管理や仕入れの管理、給与計算を行い、営業事務は営業職のサポート役として資料の作成や納期管理、電話対応などを請け負います。
大企業であれば部署ごとに仕事が分かれていますが、規模の小さな会社であれば、いわゆる一般事務として採用された人が総務や経理、営業のサポート、秘書役などを全て任される事になります。
事務を外注化するとなった場合、任せる業務内容は特に定まっていません。電話やメール対応、書類整理やファイリングなど簡単な作業を依頼する所もあれば、決算業務や税務申告など専門性の高い業務を依頼する会社もあります。
ただし外注先によっては依頼出来ない業務もあるため、事前に確認しておく必要があります。また、費用としては、外注費は発生しますが、人を雇用する際に必要となる費用は発生しません。外注費は外注先、業務内容によって異なり、例えばクラウドソーシング型の企業であれば、作業1件あたりの単価を定め、作業量に合わせて費用を支払っていきます。
あれやこれやと業務を依頼していると、結果的に一人雇用した方がコストを安く抑えられたという事態に陥る可能性もあるため、本当に必要な作業であるのかを検討し、業務内容を効率化して作業を依頼していく事も大切です。
事務作業を外注化するメリット
事務を外注化するメリットは、まず社員が本業に集中出来るという点です。
職場の中に事務がいなければ、当然社員が事務仕事を負担する事になります。経理や給与事務などのバックオフィス業務は社長など代表者が請け負うとしても、細かい事務作業は社員同士が手分けしてこなしていかなければなりません。ただ忙しい時に次々に電話がかかってきたり雑務に追われると、腰を据えてじっくりと本業に打ち込むことが出来ません。結果的に時間に間に合わなかったりミスを犯してしまい、会社自体が取引先から信用されなくなってしまうのです。
その点事務を外注化すれば、社員は事務に割く時間が無くなり、本来の業務に打ち込めるようになります。社員一人ひとりの業務効率も格段に上がり、それが会社の業績アップにも繋がるのです。
また様々なコストが削減できるのもメリットと言えます。
そもそも人を一人採用するには、色々な費用が必要となってきます。まずは求人広告を出し、応募者に対して面接を行っていきますが、求人掲載は数十万円かかる事もあり、面接者一人ひとりに交通費を渡さなければいけません。
そして採用後は研修を行い、デスクや椅子、パソコンの準備、社会保険や雇用保険の加入手続きなど、次々にコストが発生します。時間やコストをかけて一人前となった社員に簡単に辞められると、会社としては何も残りません。
しかし事務を外注化すれば採用コストや人件費は抑えられます。外注の利用方法は自由で、常時依頼しなければいけないという訳でもありません。例えば繁忙期だけ、手間のかかる案件がある時だけといったようにスポットで依頼するようにすれば、さらに費用を安く抑えられます。