バックオフィスの業務はどうしていますか？業務効率化を進めることで、その負担を軽減することができます。
経営者の皆さま、バックオフィスの業務は大変ではありませんか？
- 紙ベースの事務作業に時間が掛かる。
- ファイルされた場所が不明。書類が見つからない。
- 請求書の発行や支払処理などの経理処理が大変。
- 手作業によるミスが多い。
- 情報の共有ができていない、遅れがちだ。
- インボイス制度への対応が大変。
- 電帳法への対応が不十分。 などなど。
そのお悩み「バックオフィス業務の効率化」で
解決します！
- 新しい人材を確保したり業務の引継ぎに関する心配は要りません！
- あらゆる日々の業務・面倒な業務を見直します！
- 一番困っている業務の効率化を図ります！
- 業務フローの見直しから、効率化の進むソフトのご提案まで幅広い内容で対応します！
必要な業務以外に掛かる時間を減らせれば、
安心して経営業に専念することができます！
ビジネスオーナーの負担を減らすための
「バックオフィス効率化」の４つの特長
- デジタル化
書類のファイリングに時間が掛かっていませんか？
ファイルの保管場所に、一部屋も二部屋も、スペースをとられていませんか？
スペース確保のため、段ボールに入れて積んだら、もう下のファイルは取り出せなくなった。
あの書類が見たいけど、どこにファイルしたか分からない、そもそもファイルが見つからない。
誰かがファイルを持ち出しているから、返却まで書類を調べられない…。
シュレッダーしていたら、一日が終わってしまった！！！
そんな経験はありませんか？
業務における書類の作成や管理をデジタル化することで、紙媒体の書類を不必要に増やすことが無くなります。紙媒体の書類をファイリングする手間はもちろん、そのファイルの管理や保管などにかかるコストを削減することができます。
具体的には、クラウドストレージを利用して書類の共有や保管を行ったり、オンラインツールを活用して電子書類の作成や編集を行ったりすることが挙げられます。
電子化した書類は、容易に検索ができるようになります。
また、クラウド上にある書類は、出先でも検索でき、取引先等ですぐに確認できるようになります。
わざわざファイルをめくって一枚一枚探す必要が無くなり、業務効率の向上につながります。 - 業務プロセスの見直し
繰り返し行う業務やタスクを見える化していますか？
毎月の業務の中で、自分の仕事内容を見直してみませんか？
自分にしかできない仕事と他人に任せても良い仕事を把握していますか？
また、申請から承認まで、時間がかかっていませんか？
書類が誰で止まっているか分からない、時間が掛かるから未承認のまま進めてしまう。
ミスやトラブルのリスクを高めることになります。
まずは、業務プロセスを見直すことで、ムダな作業を省き、効率的に業務を進めましょう。
繰り返し行う業務やタスクを見える化することで、作業時間やミスのリスクを削除でき業務の効率化が可能です。
具体的には、タスク自動化ツールやワークフローツールを利用しましょう。
作業内容を見直すことで、仕事の優先順位が付けやすくなります。
さらにワークフローツールを利用することにより、申請から承認までの時間短縮につながります。
書類を印刷して持って回ることも、紛失するリスクも無くなり、誰の承認が下りてないのかもすぐに分かります。
また、業務フローを把握することによって、業務改善の機会を設けることができます。 - アウトソーシング
業務プロセスの見直しを行うと、必然的に自社でしかできない業務と外部に委託できる業務が見えてきます。
もちろん自社で行うことも可能ですが、そこには人件費が掛かります。
新たに人を雇う場合、求人募集から始まり、履歴書などの書類のチェック、面接に時間を取られ、さらに入社後も社員教育が必要になってきます。
求人募集に掛かる費用や社員教育を行う時間を考えると、新たに人を雇うなら、自社でしかできない業務にコストを掛けたいと思う企業が多いのではないでしょうか。
外部に委託できる業務は貴重な人材で兼任するのではなく、アウトソーシングを活用しましょう。
時間と手間が掛かる自社でなくても行える業務や、スキルが必要な業務を外部に委託することで、コスト削減や業務の効率化が可能です。
具体的には、会計や経理、給与計算などの専門的な業務やデータ入力業務などをアウトソースすることが挙げられます。 - コミュニケーションツールの活用
リモートワークが増える中、コミュニケーション不足で業務が滞る、情報が共有されないといったことが増えました。
また、出勤しても時差出勤などで対面でのやり取りに時間が掛かるようになりました。
メールでのやり取りには限界があり、複数人での情報共有には向きません。
チームでやり取りすることに特化したコミュニケーションツールを活用することで、チーム内の情報共有やコミュニケーションをスムーズに行うことができます。
具体的には、チャットツールやビデオ会議ツール、スケジュール管理ツールを利用することが挙げられます。
業務の見直し一例
- インボイス制度対応請求書発行管理
- 情報共有システム
- 電帳法への対応
- 給与計算
- 勤怠管理
- スケジュール管理
- コミュニケーションツールの導入
- 紙ベースからデジタル化へ
- データベース入力の外部委託
- 業務フローのマニュアル化
上記は、一例です。
あらゆる業務の効率化について、ご相談に応じます。
ひとつでも気になった方は、まずはお気軽にお問合せください。