松田貴子 
まだ書類のファイリングだけですか？
書類のデータ化は、単にペーパーレスになるだけではありません。
外部委託をすることで、情報共有のスピードを上げ、コア業務に集中できる環境を作るための「戦略的な投資」です。
毎月増え続ける書類の管理は、日々の業務に追われる従業員にとって大きな負担となっていることにお気付きでしょうか？
クリックひとつで、いつでもどこでも必要な書類が見つかる！そんなストレスフリーな職場環境が実はすぐに実現できます。
今回は、増え続ける紙の書類をスッキリ解消し、チーム全体の生産性を効率よく上げる方法をご紹介します！
ていとのファイリング代行とは！ 単に書類をまとめるだけではなく、必要な書類や資料をいつでも、誰でも、どこでも、すぐに取り出せるようにする効率的なシステム作りのこと
ファイリング作業って、なんであんなに時間かかるんだ？
ファイリングされた書類見ても見たいファイルがすぐ見つからない。
実は１人が１日に物を探す時間の平均は20分とされています。
これを年間に直せば、５日間程度の時間が情報を探すためだけに費やされていることなります。
見えないコストが、実は会社の利益を圧迫しているかもしれません。
- あの契約書を今確認したい
- 前回の会議の議事録を出先で今すぐに確認したい
- 見積りの内容を今チェックしたい
書類の確認のためにデスク前から移動する必要がなくなります！！
＜導入例＞
- 郵便物をそのまま弊社に転送するだけです。
- いつでもどこでも確認できるようにデータ化。
- 情報が欲しいときにすぐに見つけられる！検索できるように対応。
- 文書受付一覧表も作成。必要な項目の拾い出しも行っています。（例：請求書の場合なら請求金額・支払先など）
ファイリングは面倒くさい！→データ化してしまおう！
たかがファイリング。されど、ファイリング。
ファイリングはただ紙をまとめて綴じているだけではないんですよ。
後で探せるように、ファイルするための規則があります。
だから手間も増えるし、時間も掛かるんです。
会社内で情報共有するために、すぐファイリングしてほしいけど、難しいのかな？
情報共有なら、スキャニングをしておくと便利ですよ。
ファイリングされた紙の束から必要なものを探すよりも、データ化された情報から検索するほうが格段に速く調べられます。
なるほど、データ化したらいつでもチェックが簡単にできるんだね。
そういえば、そろそろ電帳法にも対応していかないと。
ていとにお任せください！
単に書類をまとめるだけではなく、必要な書類や資料をいつでも、誰でも、どこでも、すぐに取り出せるようにする効率的なシステム作りを行います。
会社内で共有するために、ファイリングもスキャニングもしたい！
でも時間がない・・・。
ファイリングといっても、ただ穴を開けた紙を綴るだけではありません。月ごとでまとめるのか、会社ごとなのか、業種ごとなのか、それぞれの事業形態によって変わってきます。請求書や見積書の大きさもA4で統一されていればいいですが、A5サイズだったりB5サイズだったり、A4よりも少し大きいサイズだったり。ただまとめて穴を開けて綴じればいいわけではないのです。
スキャニングも、スキャンして終わり！ではありません。どこの会社か、何の資料か、検索できるように一覧表を作成し、あらかじめ決めておいた命名規則に則ってデータに名前を付けます。一覧表にデータへのリンクを貼っておくと便利です。スキャニングは電帳法にも対応できます。
紙も一応残したいという会社の意向もあるので、ファイリングしながらスキャニングもしたい。
でも、その時間を作るのが難しいんです。
正しくデータ化すれば保存期間を待たずに破棄することができます。ただ、今まで紙中心の企業様の場合、なかなか捨てる勇気が持てないのも良く分かります。事務作業の効率化のためには、データ化の流れを作り上げておくことが大切です。
今後のためにも仕組みづくりは大事ですね。
仕組みづくりのお手伝いしていただけますか？
もちろんです！
お困りごとと要望をしっかりお伝えくださいね。命名規則に基本ルールはありますが、顧客番号や会社独自のルールを足す企業様も多いです。
ファイリング業務にデータ管理も含まれるようになってきた昨今、この手間を外部に委託して本来の業務に打ち込める時間を作り出しませんか？
ていとのファイリング代行とは！ 単に書類をまとめるだけではなく、必要な書類や資料をいつでも、誰でも、どこでも、すぐに取り出せるようにする効率的なシステム作りのことです。
ファイリングの何が負担？
ファイリングするだけで半日時間取られるし、他の業務も溜まっていくし、ほんと面倒。
しかも、ヒマだからファイリングしているみたいに見られるのが、一番イヤ！！
ヒマじゃないし！後回しにしていたら、これ以上後回しにできなくなっただけなの！
まだファイリングやってるの？時間かかりすぎじゃない？
・・・・・・。
ファイリングはただ紙をまとめて綴じているだけではないので、手間も時間も掛かるんです。
この機会にデータ化も進めていきましょう。
何が負担となっているのか、現状と課題を書き出してみると？
- ファイリング作業は簡単だから、すぐ終わる作業と思われている
分量にもよりますが、半日以上かかることも。
片手間にできることではないし、書類を整理し並び替え、スキャンをして、きちんと真ん中で穴を開けてファイリング。すぐ終わる仕事ではない！
- 物理的スペースの圧迫
数ヶ月溜めるとそれだけで机の端は埋まっていきます。
早くファイリングしないと机の上が書類でいっぱいに。作業スペースが圧迫される。でも時間が取れない。
- 情報へのアクセスの遅延
束から必要な書類にアクセスするのは時間がかかります。
また、ファイル前に抜かれた書類はどこかに紛れやすくなります。
コピーをするとロス紙も増えていき、破棄する手間も増えます。
束から探すから、必要な書類を探すのに時間がかかり、業務の効率が低下している。
あの取引先の先月と先々月の請求書どこだっけ？ちょっと見たいんだけど。
まだこの束の中にあります。真ん中あたりかな？
悪いけど、探してコピーしておいてくれるかな！半年分欲しい。
増えてるし！これは月ごとになってるから、半年分も探すのは大変。
こうなる前にファイリングしておけばよかった…。
ファイリングよりもデータ化しておくと便利ですよ！
これらの現状・課題は、貴社のコア業務への集中を妨げ、生産性低下の要因となる可能性があります。
データ化しておけば、確認したい人が自分で検索して探し出すのも簡単です。
また、データへのリンクを貼った一覧表を作成しておけば、そのシートを提示するだけですぐに回答できます。
スキャンするタイミングはそれぞれの業務に合わせた形になりますが、請求書が届いてすぐにしておくと、溜めずにデータ化できるのでお勧めです。
まずは具体的に何をしたらいいのか考えましょう。
・請求書をメールに一本化する。
・届いた請求書は、１つのフォルダにまとめる。作業前と作業後のフォルダは分けてもかまいません。
・見積書は変更前と変更後が分かるように命名規則を考える。などなど。
・契約書と見積書、紐づく書類は検索しやすいように命名規則に組み込んでおくと検索が便利です。
どんな書類のファイリング、データ化でお困りですか？
外部委託のメリット
ファイリング業務を外部に委託することで得られるメリットを考えてみましょう。
- コスト削減
ファイリングの書類が溜まっていくのは、従業員の業務量が多くて手が回らないから。
外注に出すと、自社でアルバイトやパートを雇うためのコスト削減につながります。
また、自社で雇うと、ファイリング作業よりももっとコア業務をお願いしたくなり、結果、ファイリング業務は誰もできない。という悪循環に陥りやすくなります。 - 業務効率の向上
効率的な管理により、必要な情報へのアクセスが迅速になり、従業員はコア業務に集中できます。 - 電帳法に適したデータ化
紙ベースが中心の企業様にとってはファイリングも大事ですが、データ化が便利です。スキャニングしたデータを一元管理するため、欲しい情報はすぐ検索可能に。重いファイルを見なくても、どこにいても数ヶ月前も数年前もすぐに検索して確認することができます。
やっぱりデータ化が便利そうですね。
自分の作業が終わったら、すぐにまとめて外注先に送ってしまえばいいんですね！
書類の並び替えもしなくていいし、あとから見返したいときは、データですぐ検索できちゃうのはすごく楽です。
わざわざ外注に出さなくても、パートさんを増やしたらいいんじゃないか？
増やしたパートさんがファイリングや複合機でスキャンをしてたら、すぐに違う作業お願いしちゃうじゃないですか！結局、時間が無くて、私が残業してファイリング作業することになるんですよ！！！
【ファイリング＝手が空いている！時間があるからする仕事！】という潜在意識が無くならない限り、難しいですね。
外注に出すと、自社でアルバイトやパートを雇うためのコスト削減につながりますよ。
また、外注が対応するからこそ、割り込み仕事が発生せず優先してファイリング・スキャニング業務が進行されます。
これまで後回しになりがちだったファイリング・スキャニング業務が毎月決まったサイクルで完了されることで、自社内で発生する関連業務がスムーズになること間違いなしです！
業務の効率化を図りたいなら、外部委託を検討することをお勧めします。
外部委託のデメリット
コストが割高。紙の書類は送付が必要。
また、ファイリングした書類の返却が煩雑、情報漏洩のリスクが高まるなど。
セキュリティ上の問題はどうなんだろう。
作業してくれる人は信用できるのかな？
もちろん、契約書に基づき、守秘義務契約や信頼のおけるセキュリティ下のもとで情報管理を行っております。
ですが、社外でのやり取りになりますので、リスクがゼロになることはありません。
お仕事を受託する作業員「わざびと」さんたちは、ていとに登録しているパラレルワーカーです。
育児・介護など様々な事情でフルタイムで働くことが難しくなった方や、パラレルキャリア・ダブルワークを目指す方に、今までの経験やスキルを活かして請け負ってもらっています。登録の際にきちんと面談してひとりひとりどんな方かお話させていただいたうえで登録をしていますので、安心してご依頼ください。
基本、ていととの連絡は、Chatworkを使用してコミュニケーションや情報収集、お仕事の指示・依頼を行っていきます。
お仕事内容に応じたスキルを持つ「わざびと」さんが担当しますので、Chatworkで指示・依頼をお願いします。
もちろん、企業様・ていと・わざびとの３者オンラインミーティングは希望がある場合に随時場を設けますので、何でも相談してください。
おススメは弊社の業務改善サービス「BackOffice」
デジタル化・業務の自動化・アウトソーシング・コミュニケーションツールの活用・プロセスの見直しに特化したサービス。
業務の効率化を進めることで、その負担を軽減することができます。
| サービス内容 | ファイリング業務の特長 |
|---|---|
| 書類整理・分類 | スタッフによる効率的な書類整理と分類作業。貴社のニーズに合わせた分類基準を構築します。 |
| データ化・電子化 | 紙媒体の書類をスキャンし、電子データとして保存。検索性の向上と物理的スペースの削減を実現します。 |
| 検索・抽出サービス | 必要な書類やデータへの迅速なアクセスをサポート。 |
この他にも様々なサービスがあります。
いくつかの業務を合わせて業務委託される企業様が多いので、お困りごとをまずはお話ください！
まずはファイリング業務をデータ化していきましょう！
便利でおすすめのプランをお見積もり致します！
導入フロー
一度話を聞いてみたいけど、どうしたらいい？
- ヒアリング： 貴社の現状、課題、ご要望を詳細にお伺いします。
- ご提案・お見積り：ヒアリング内容に基づき、貴社に最適なサービスプランと費用をご提案します。
- ご契約：サービス内容にご納得いただけましたら、ご契約となります。
- 業務開始:：選ばれた専門スタッフ「わざびと」さんが貴社のBackOffice業務を開始します。
- 業務開始後：定期的な進捗報告と改善提案を行います。
相談はメールで？
まずはお問い合わせからどうぞ！気軽にお困りごとをお伝えください。お見積もりも無料ですよ。
ファイリング業務・データ管理業務の外部委託にご興味がございましたら、ぜひお気軽にお問い合わせください。
皆様の様々な課題解決に貢献できるよう、誠心誠意サポートさせていただきます。
いかがでしたか？
ファイリング業務からデータ化への移行のメリットは伝わりましたか？
手間のかかる業務を外注に回して、本来のコア業務に集中しましょう！
ていとを皆様の良きパートナーとして、お選びください。お問い合わせお待ちしております！