松田貴子 
電子帳簿保存法が変わった？！ 紙を無くして楽になろう！！
電子帳簿保存法って何？
正式には「電子計算機を使用して作成する国税関係帳簿書類の保存方法等の特例に関する法律」といい、1998年7月に施行されたそうです。
そんな前からあったんですね。知らなかった。それにしても、長い法律名…。
原則、各税法で、帳簿書類は紙での保存が義務づけられています。
それを、一定の要件を満たしていれば電子データによる保存を可能とすること＆電子的に授受した取引情報の保存義務等を定めた法律です。
今後の経済社会のデジタル化を踏まえ、経理の電子化による生産性の向上や記帳水準の向上等に役立つため、令和3年度の税制改正で大幅に緩和され、電子化を進める企業の増加が見込まれています。
簡単にいうと、ペーパーレス化を進めようってことですね。
逆に、この改正では、電子化を考えていない企業にとっても、大きな影響があります。
改正電子帳簿保存法では、電子取引で受け取った書類は電子データとして保存する義務が生じます。
今まで、電子メールで受け取った領収書や請求書のpdfデータを紙面に出力して保存していたことが、今回の法改正で不可になります。
確かに、当社は原則電子データでの請求書発行ですが、「電子帳簿保存法に対応できない」ことを理由に、紙の請求書発行に変更したお客様もいらっしゃいます。
しかし、今回の改正では任意ではなく義務となる部分もありますので、これまで通り紙で保存していればOKではなくなってきますので、注意が必要です！
弊社では１０月１日から施行されたインボイス制度や2024年１月から気を付けなければいけない電帳法への対応に伴うシステム導入のご相談に応じています。
お気軽にお問い合わせ下さい！
メリット＆デメリット
それではメリット・デメリットについてみていきましょう。
データの保管先には様々なパターンがあると思いますが、当社はクラウド中心なので、メリット・デメリットもクラウド中心の説明になります。クラウド以外の方も、自社のパターンに置き換えて考えてみてください。
≪メリットとしては…≫
①保管のためのスペースが不要
経理書類の保存期間は原則7年です。
※法人の場合、会社法で、決算書・会計帳簿・事業関連書類は保存期間10年と定められています。
国税庁 No.5930 帳簿書類等の保存期間 参照
G-GOV法令検索「会社法」（第432条第2項）参照
これだけの書類を置いておくスペースが要らなくなるんですよ。
もし、保管のために倉庫を借りていたら、保管料も不要ってことですね！
②紙代、印刷代、保管料、作業人件費、郵送代の削減
紙での印刷保管の必要がなし！
ということは、紙代も印刷代も不要。その印刷をしていた人の作業費も不要。
書類のやりとりを郵送で行っていた場合、郵送代も要りません！
コスト削減につながります。
最近、インボイス制度や電帳法対応ソフトのCMでもよく耳にしますね。
③テレワーク・在宅勤務が可能
コロナ禍で一番実感ができることですが、電子データはパソコンやスマホなどのデバイスとインターネット(※)さえあれば、どこからでもアクセスできます。
どの書類を電子帳簿保存法に適用させるか、それ次第です。
※データの保管場所がインターネット上のクラウドにある場合
例えば、経理業務の中で、最も紙比率の高い請求書や領収書などの証憑をスキャン保存対応にした場合、それらの確認のために出勤する必要がなくなります。
そうなれば、経理業務のテレワークや在宅勤務も可能になってきます。
データの保存先がインターネット上のクラウドや、NASのようなデバイスではなくネットワークに接続するタイプのファイルサーバー専用機にアクセスできる設定になっている前提ですけど。
自社サーバーやPC端末・ハードディスクで管理するという会社もありますね。
④いつでもどこでも申請・承認が可能
スキャン保存制度対応の経費精算や交通費精算のシステム(※)を導入すれば、場所・時間を選ばず申請・承認が可能になります。
「海外出張者の申請が遅い」とか「承認がもらえない」といったことが無くなります。
※クラウド対応のシステム
当社は既に経費精算システムを導入していますが、スマホでサクサク申請できるのでとっても簡単ですよ。
⑤環境に優しい
紙もインクも必要ないので、CSR活動にも役立ちます。
⑥紙の劣化・紛失防止
時間の経ったレシートの字が薄くなって読めない。領収書が足りない。などに遭遇した人多いのではないでしょうか。
電子データなら、その心配がありません。
感熱紙の劣化、早いですよね。読めなくなると本当に困ります。
⑦検索が楽
ほしい資料を探すとき、それが紙ならキャビネットを開けて、ほしい期間のファイルを探して、1枚1枚紙をめくり…キャビネットに無い古い書類だと、倉庫へ探しに行き…何日もかかることがありますよね。
電子データなら、それがなくなります。検索すれば、サクッと見つかりますから。
倉庫の段ボールの山！その中から目当ての書類を探して見つけ出して、確認後はまた戻さないといけない。
あの苦労はゾッとします。同じような苦労をしてきた人も多いはず！
⑧セキュリティ強化
クラウドデータのため、盗難や紛失、火災や地震などの災害時にも安心
≪デメリットとしては…≫
①初期費用がかかる
保存法の条件を満たすシステムやスキャンの導入費、ワークフロー構築するための人件費など、初期費用の負担は出てきます。
新規導入ならどのシステムを使えばいいのか、既存のシステムで対応できるのか、確認も大変です。
②運用ルールを作り直し
運用ルールの変更が必要となります。
例えば、「領収書を紙に貼って提出する」→「領収書をスマホで撮影し、経費精算システムを使って申請する」という感じに変わります。慣れるまでは大変かも？
③社員教育の必要性
運用ルールが変われば、社員教育し新しいルールを徹底する。
場合によっては、ルールだけでなく、新しいシステムの使い方やスマホの撮影方法の説明も必要になってきます。
④電子データと紙データの混在
いきなり全ての書類の電子化ができるわけではありません。
完全に電子データ化できるまでは、紙データと混在してしまいます。
⑤システム障害等のリスク
停電やシステム障害が生じた場合は、復旧までに時間を要しますし、データ紛失のリスクもゼロではありません。
また、端末に電子データを保存する場合は、端末が破損すれば復元は難しいです。
バックアップ体制の徹底も必要です。
メリットとデメリットはお分かりいただけたでしょうか。
システム導入や既存のシステムで大丈夫かどうかわからないって方は、弊社がお手伝いします。
お気軽にお問い合わせ・ご相談下さい。ニーズに合わせたご提案を致します。
2年の猶予措置が2023年12月31日に終わります
本当は令和4年1月1日施工だったんですが、2年の猶予期間が設けられていました。
その猶予措置も令和5年12月31日まで。
今後の動向が気になっていましたが、「令和５年度 税制改正大綱」が正式発表されました。
令和5年度 税制改正の大綱の電子帳簿保存法に関する内容、気になりますね！
電帳法以外でもお困りごとがあれば、お問い合わせください！