松田貴子 
「電子帳簿保存法が変わった？！」
具体的に何をしたらいいんだろう？ って思っている方もまだまだ多いはず。
もう令和６年１月から始まっています。至急取り掛からなければいけないのが、電子取引データ。
これはもう、絶対やらなければいけない、選択の余地のない電子帳簿保存法の保存区分です。
改正！電子帳簿保存法
改正電子帳簿保存法では、電子取引で受け取った書類は電子データとして保存する義務が生じます。
今まで、電子メールで受け取った領収書や請求書のpdfデータを紙面に出力して保存していたことが、今回の法改正で不可になります。
確かに、当社は原則電子データでの請求書発行ですが、「電子帳簿保存法に対応できない」ことを理由に、紙の請求書発行に変更したお客様もいらっしゃいます。
しかし、今回の改正では任意ではなく義務となる部分もあり、これまで通り紙で保存さえしていればOKではなくなりました。
電子帳簿保存法の保存区分は３つ
電子帳簿保存法上、電子データによる保存は、大きく分けて３種類。
書類の種類ごとに、データの保存方法は違ってきます。
こうしてみると、そんなに難しくなさそう？
①電子帳簿等保存と②スキャナ保存は、希望者のみでまだ猶予があります。
待ったなしで取り組まなければいけないのが、③の電子取引データです。
- 参考サイト：詳しくは国税庁の特設サイトへ！
①・②については国税庁の特設サイト及びこちらをご覧ください。
①電子帳簿等の保存
※参照パンフレット：「はじめませんか、帳簿・書類のデータ保存」
※参照パンフレット：「電子帳簿保存法が改正されました」令和３年１２月改定版
※参照パンフレット：「電子帳簿保存法が改正されました」令和５年度税制改正による
②スキャナ保存
※参照パンフレット：「はじめませんか、書類のスキャナ保存」
電子取引データの保存
電子的に授受した取引情報をデータで保存します。
・電子データの紙保存は禁止
・電子取引とは、電子的に授受した取引情報を保存するケースを指す
・取引先とのメールで授受した書類やインターネットからダウンロードした書類は、紙保存ではなくデータ保存が義務化
メールで届いた請求書、印刷してファイリングしていたんだけど、今まで通りじゃダメなの？
メール添付で送られてきた請求書のpdfデータは、紙保存ダメです！
クラウドサービスやDVDなどの記録媒体なども電子取引とみなします。
受け取った場合だけでなく、送った場合にも保存する必要がありますよ。
もう少し詳しく教えてください！
| 送信方法 | 受信側（原本） |
|---|---|
| メール | 電子保存（紙保管NG） |
| 電子FAX | 電子保存（紙保管NG） |
| 紙FAX | 電子保存（紙保管NG） |
| Webサイト | 電子保存（紙保管NG） |
- 電子メールにより請求や領収書等のデータ（PDFファイル等）受領
- インターネットのホームページからダウンロードした請求書や領収書等のデータ（PDFファイル等）又はホームページ上に表示される請求書や領収書等のスクリーンショットを利用
- 電子請求書や電子領収書の授受に係るクラウドサービスを利用
- クレジットカードの利用明細データ、交通ICカードによる支払データ、スマートフォンアプリによる決済データ等を活用したクラウドサービスを利用
- 特定の取引に係るEDIシステムを利用
- ペーパーレス化されたFAX機能を持つ複合機を利用
- 請求書や領収書等のデータをDVD等の記憶媒体を介して受領
複合機から出てきたFAX、紙でそのまま保存じゃなくて、電子保存なんですね！！
データ残さないまま、うっかりファイリングしておしまいにしそうです。
タイムスタンプ要件、検索要件の緩和などの改正事項もあります。
＜改正事項＞
①タイムスタンプ要件、検索要件の緩和
タイムスタンプが不要(免除)になる要件は、以下の2点です。
・訂正、削除を行った場合に、その記録が残るシステムを利用する場合
・訂正、削除ができないシステムを利用する場合
それ以外のシステムの場合でも緩和されています。
a)スキャナ保存のタイムスタンプの付与期間延長
旧：受領後3日以内にタイムスタンプを付与する → 新：最長2ヶ月と概ね7営業日以内 に延長
b)検索条件の緩和
・検索要件の記録項目が「日付」「金額」「取引先」に限定
・対象者に「電子取引データをプリントアウトした書面を、取引年月日その他の日付及び取引先ごとに整理された状態で提示･提出することができるようにしている保存義務者」が追加
・検索機能が不要とされる対象者の範囲が、基準期間(２課税年度前)の売上高が「1,000 万円以下」の保存義務者から「5,000万円以下」の保存義務者に拡大されました
②適正な保存を担保とする措置の見直し
a)申告所得税および法人税における電子データについて、記録の出力書面等の保存での代替措置廃止
b)電子データに関し、隠蔽・仮装された場合、申告漏れ等に課される重加算税10％加重措置
| 国税関係書類 | 電子データ（電磁的記録）による保存の可否 | スキャナ保存の可否 | |
|---|---|---|---|
| 帳簿 | 現金出納帳、仕訳帳、経費帳、売掛帳、買掛帳、総勘定元帳、固定資産台帳 | 〇 | × |
| 決算書 | 貸借対照表、損益計算書 | 〇 | × |
| 証憑 | 領収書、レシート、見積書、契約書、納品書、請求書 | 〇 | 〇 |
保存には「真実性の要件」と「可視性の要件」が課されています。
真実性の要件：
・取引情報の内容が間違いないことを証明したうえでデータを保存すること。
・授受後、速やかにタイムスタンプを付すことや、情報・記録の訂正、削除などが行えないように保存することが大切です。
可視性の要件：
・取引情報の保存状態を視える化しておくこと。
・保存場所にマニュアルを備え付け、整然とした形式、かつ明瞭な状態で速やかに出力できることが求められます。
・取引年月日・金額・取引先を検索可能な状態で確保しておくことも必要です。
国税庁のパンフレット「令和６年１月からの電子取引データの保存方法」に分かりやすく書いてますね！
※参照パンフレット：令和６年１月からの電子取引データの保存方法
※参照パンフレット：電子取引データの保存方法をご確認ください
※参照パンフレット：電子帳簿保存法一問一答【電子取引関係】
※参照パンフレット：優良な電子帳簿のススメ
受け取った場合だけでなく、送った場合にも保存する必要がありますよ。
電子帳簿保存法に基づく請求書PDFデータには、「発行する人」「請求書を受け取る人」がいます。
電子帳簿保存法に基づく請求書PDFデータ
＜まずは発行する人＞
発行する分に制約はありません。
請求書の発行における電子化とは、請求書をシステム上で発行し、電子文書または電子化文書で請求先に送付することです。
電子文書？ 電子化文書？？どう違うんですか？
一般的に、電子文書とは、PCで作成した文書のこと。
電子化文書とは、紙の文書をスキャナで取り込み、pdfデータに変換したものです。
そういえば、請求書に印鑑ってどうしたらいいんでしょう？
日本の法律では、請求書に印鑑を押印しないといけないというルールはありません。
印鑑が押印されていれば偽造防止にはなりますが、絶対！ではないので、pdfデータに印鑑はなくても大丈夫です。
＜次に請求書を受け取る人＞
請求書の保存における電子化とは、受領した請求書のデータを電子保存することです。
データの改ざんを防ぐためのタイムスタンプが必要になります。
電子データに、タイムスタンプを付与することでデータが一切変更されていないことを証明するものです。
自社で勝手に付けられるものではありません。
スキャナだけでなく、デジカメやスマホで撮影したデータでの保存も可能です。
但し、この方法は解像度や色調に条件があるので注意しましょう。
会計システムの導入
令和4年1月から予定されていた電子取引に関するデータ保存義務化は、令和5年12月末までは紙保存が認められていました。
令和6年1月からは電帳法に対応した保存方法が必要です。今後さらにデジタル化・電子化が進むことは避けられません。
会計ソフトも見直した方がいいのかなあ？
現在、電帳法に対応した会計ソフト・クラウドサービス等が登場しています。
今回の改正電帳法をきっかけに専用の会計ソフト等を導入するのも一つの方法です。
銀行やクレジットカードのデータと連携しながら、記帳・保存するシステムもあります。
国税庁のおすすめは、公益社団法人日本文書情報マネジメント協会（JIIMA（ジーマ））の認証を受けた会計ソフト。
優良な電子帳簿の機能要件を満たしているそうです。認証を受けた会計ソフトの一覧は、JIIMAのホームページに掲載されていますので、ご確認ください。
・＜参照＞国税庁パンフレット：優良な電子帳簿のススメ！（令和６年９月）
令和5年10月から、インボイス制度も導入されました。
令和６年１月から電帳法にも対応していく必要があります。
すでに始まっていますが、どちらも今からでも対応できます！
ただ、早めの対策をおススメします！
無理だと諦めずに、これを機に、経理業務の効率化を図りませんか？
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ぜひ、お問い合わせ・ご相談ください。