松田貴子 
経営者の皆さま、バックオフィスの業務は大変ではありませんか？
事務作業、経理処理、顧客対応など、業務内容は多岐にわたり、一つ一つの業務をこなすだけでも大変な負担となっています。そこで今回は、そんな小さなビジネスオーナーの負担を減らすための、バックオフィスの業務効率化の５つのポイントをご紹介いたします。
Contents
５つのポイント！
１．デジタル化
業務における書類の作成や管理をデジタル化することで、膨大な紙の資料や請求書、ファイルの管理や保管などにかかる手間やコストを削減することができます。シュレッダーに丸一日なんて時間の無駄です！
具体的には、クラウドストレージを利用して書類の共有や保管を行ったり、オンラインツールを活用して電子書類の作成や編集を行ったりすることが挙げられます。また、電子化した文書は検索も容易になり、業務効率の向上につながります。
２．業務の自動化
繰り返し行う業務やタスクを自動化することで、作業時間やミスのリスクを削除でき業務の効率化が可能です。具体的には、タスク自動化ツールやワークフローツールを利用して、メールの自動返信やデータ入力、請求書の発行や支払処理などの定型的な業務を自動化することができます。
３．アウトソーシング
自社以外でもできる業務や、スキルが必要な業務を外部に委託することで、コスト削減や業務の効率化が可能です。具体的には、会計や経理、人事などの専門的な業務をアウトソースすることが挙げられます。
４．コミュニケーションツールの活用
リモートワークが増える中、コミュニケーションツールを活用することで、チーム内の情報共有やコミュニケーションをスムーズに行うことができます。具体的には、チャットツールやビデオ会議ツールを利用することが挙げられます。
５．プロセスの見直し
業務プロセスを見直すことで、ムダな作業を省き、効率的に業務を進めることができます。具体的には、業務フローの把握や業務改善の機会を設けることが挙げられます。
それでは、実際に５つのポイントを踏まえて、具体例を見てみましょう。
具体例：飲食店の場合
ある小さなレストランが、集客数UPに伴いバックオフィス業務の負担が増え、従業員も限られた時間内に作業をこなすのが難しくなっていました。
そこで、弊社が提供する業務効率化のサービスを利用し、以下の５つのポイントを実践しました。
１．オンライン予約システムの導入
まず予約の管理システムの見直しを行い、オンライン予約システムを導入しました。
以前は、電話での予約対応が中心でしたが、予約の確認や管理に手間がかかっていました。オンライン予約システムの導入により、予約情報の自動管理が可能になり、従業員の時間を節約できました。また、顧客の情報もデータベースに蓄積されるため、お客様へのサービス提供もよりスムーズになりました。
２．メニューのデジタル化
次に、注文の受付のプロセスを見直しました。
従来は、紙のメニューを用いていましたが、注文のミスや手違いが発生することがありました。メニューをデジタル化することで、注文の正確性や在庫管理の効率化が図られ、従業員の手間が省けました。また、タブレット端末を導入することで、注文が自動的にキッチンに送信されるようになり、調理スタッフもより正確に注文を把握できるようになりました。仕入れ事情などで変動するメニューもすぐに対応できるため、お客様にPRしやすくなりました。
また、オーダーシステムはPOSレジと連動しており、スムーズな会計はもちろん、商品管理・在庫管理、売上分析、顧客管理に役立ちます。
３．POSレジの導入
導入前は手作業での会計が主流でしたが、注文数が増えるとレジでの会計に時間が掛かり、混雑時の待ち時間が長くなることがありました。
メニューと連動したPOSレジの導入により、お客様の会計に掛かる時間を減らすことができ、混雑時の待ち時間の短縮につながりました。
また、販売情報が自動でアップデートされるため、手作業での計算ミスや集計の間違いを防ぐことができ、レジ締めの作業が効率よく行えます。1日の売上高、客数、顧客の属性、時間帯などの売上に関するすべての情報が記録されるので、そのデータを元に混雑に合わせたスタッフの配置管理も行えます。
４．コミュニケーションツールの活用
以前はスタッフルームに掲示したり、引継ぎ時に伝言をすることが多く、伝達ミスが発生していました。
チャットツールの導入で、スタッフ間のコミュニケーションが円滑になり、情報伝達が早くなると同時に、伝達ミスも無くなりました。新メニューや当日の予約状況など、情報の共有がスムーズになることによって、対応に余裕が生まれました。また、シフトの公開も早くなり、欠勤時のフォローもスムーズに行えるようになりました。
５．給与計算のアウトソーシング
従業員数が増えたことにより、給与計算が手間がかかるようになっていました。給与計算のアウトソーシングにより、給与計算業務の負担を軽減することができ、飲食店経営者自身が手間のかかるバックオフィス業務から解放され、より本業に集中することができます。
このように、飲食業界においても、業務効率化により、よりスムーズに運営を行うことができます。
お客様により良いサービスを提供するためにも、ぜひ取り入れてみてください。
さいごに
バックオフィス業務はどの業種でも必要なものですが、特に小規模なビジネスオーナーや中小企業の経営者には参考になると思います。
多岐にわたる一つ一つの業務をこなすだけでも大変な負担です。経営者として、本業に専念するためにも、バックオフィスの業務の効率化は欠かせません。業務の効率化を進めることで、その負担を軽減することができます。
飲食店を具体例としてあげましたが、お困りごとに合わせた業務改善のプロセスをご提案致します。
まずはお気軽にお問合せ下さい。